Tietosuojaseloste

Evästeet

Verkkosivustolla käytetään vain verkkosivuston toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä.

Statistiikka

Verkkosivustolla on käytössä statistiikka. Statistiikka ei käytä evästeitä, eikä dataa välitetä kolmannelle osapuolelle, eikä yksittäistä kävijää voi tunnistaa, koska kaikki IP-osoitetiedot on anonymisoitu. Sivuston statistiikka kerää sivuston käytöstä yleisiä tilastotietoja ja on sivuston kehittämisen kannalta välttämätön.

YouTube-videot ja muut verkkosivuston ulkopuoliset sisällöt

Kaikki ulkoiset sisällöt kuten esimerkiksi YouTube-videot on integroitu verkkosivustollemme niin että käyttäjän pitää erikseen hyväksyä sisällön lataaminen kolmannen osapuolen palvelusta. Jos napsautat ”Lataa ulkoista sisältöä” painiketta eli hyväksyt ulkoisten sisältöjen latauksen, niin esimerkiksi IP-osoitteesi välittyy kolmannen osapuolen palvelulle.

Rekisteriseloste

YLEISTÄ TÄSTÄ DOKUMENTISTA 

Tässä dokumentissa on esitelty Puolueiden kansainvälinen demokratiayhteistyö Demo ry:n eri rekisterien rekisteriselosteet. Nämä rekisterit ovat seuraavat: 

1. Demon sidosryhmärekisteri: tarkoitettu Demon yhteistyökumppaneille ja entisille ja nykyisille toimijoille, jotka haluavat ylläpitää yhteyttään Demoon. Sidosryhmärekisteriin lisätään omalla ilmoituksella. 
2. Demon yhteystietorekisteri: tarkoitettu Demon uutiskirjeen tilaajille sekä Demokratia-akatemian alumniverkostolle. Yhteystietorekisteriin lisätään uutiskirjeen tilanneet henkilöt uutiskirjeen toimittamista varten ja alumniverkostoon liittyneet verkoston tiedottamista varten. 
3. Demon tapahtumailmoittautumisrekisteri: tarkoitettu Demon tapahtumiin ilmoittautumista varten. Tapahtumailmoittautumisrekisteriin lisätään tapahtumiin ilmoittautuvat henkilöt tapahtuman käytännön järjestelyiden toteuttamista varten.
4. Demokratiadrinkit -tapahtumasarjan sidosryhmärekisteri: tarkoitettu Demokratiadrinkit-tapahtumasarjan uutiskirjeen tilaajille. Demokratiadrinkkien uutiskirjeen tilaajien rekisteriin lisätään Demokratiadrinkkien uutiskirjeen tilanneet henkilöt uutiskirjeen toimittamista varten.
5. Työnhakijarekisteri: tarkoitettu Demon työnhakijoille. Työnhakijarekisteriin lisätään työhakemuksen lähettäneet henkilöt hakemusten käsittelyä varten.

Kyseessä on viisi erillistä rekisteriä, joita käsitellään täysin erillään toisistaan. Kuhunkin rekisteriin lisätään henkilö vain tämän omalla hyväksynnällä. Rekisterissä olevien tietojen käsittelyyn voi liittyä muita käsittelyperusteita, esim. tapahtumarekisterissä perusteena voi olla matkan järjestämisen toteuttaminen. Eduskuntapuolueiden järjestönä käsittelemme joissain tapauksissa tietoja henkilön kuulumisesta poliittiseen organisaatioon. Poliittisiin mielipiteisiin liittyvät tiedot kuuluvat erityisiin henkilötietoryhmiin, joita saa käsitellä vain poikkeustapauksissa esimerkiksi poliittiseen toimintaan liittyvän yhdistyksen laillisen toiminnan yhteydessä. Tarkemmat tiedot rekisterien sisällöstä, tietojen käsittelystä ja säilytysajasta löydät alla olevista rekisteriselosteista. 

Kaikki yhteydenotot, tietopyynnöt ja kysymykset rekistereitä koskien voi lähettää osoitteeseen info@demofinland.org 

REKISTERISELOSTE: DEMON SIDOSRYHMÄREKISTERI 

1. Rekisterinpitäjä 

Puolueiden kansainvälinen demokratiayhteistyö – Demo ry,
Lautatarhankatu 6, 00580 HELSINKI 

2. Yhteystiedot rekisteriasioita varten 

info(at)demofinland.org. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö on talouspäällikkö.

3. Rekisterin nimi 

Demon sidosryhmärekisteri. 

4. Rekisterin käyttötarkoitus: 

Demon sidosryhmärekisteri on yhteystietorekisteri, jota käytetään tiedon välitykseen, tapahtumista ja toiminnasta tiedottamiseen, yhteydenpitoon, toiminnan kehittämiseen ja suhteiden hoitamiseen yksityishenkilöiden kanssa. Sidosryhmärekisteri on tarkoitettu Demon yhteistyökumppaneille ja entisille ja nykyisille toimijoille. 

5. Rekisterin tietosisältö:  

Demo ry tallentaa vain tietoja, jotka ovat tarpeellisia yhdistyksen toiminnan ja tietojen käyttötarkoituksen kannalta, ja joiden käsittelyyn sillä on lakiperusteinen oikeus. Rekisteri sisältää seuraavan ryhmittelyn mukaiset tiedot rekisteröidystä: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, taustaorganisaatio sekä osallistuminen Demon toimintaan (tapahtumat, työryhmät ja muut toimielimet). 

6. Rekisterin tietolähteet: 

Tietoja kerätään rekisteriin Demo ry:n ja rekisteröidyn välisiin yhteydenottoihin käytetyistä kanavista, esimerkiksi puheluista, tekstiviesteistä, sähköposteista sekä sähköisistä ja paperisista uutiskirjetilauksista. Henkilökohtaisten tietojen kerääminen ja päivittäminen tehdään säännösten mukaisesti. 

7. Rekisteritietojen säilytyksen ja suojauksen periaatteet: 

Rekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietojen käyttöä valvotaan. Kaikki henkilötiedot säilytetään asianmukaisesti pääsynhallinnalla rajatussa ympäristössä. Yhdistyksen nettisivut ja muut palvelut käyttävät salattuja yhteyksiä.  

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä rekisteröidyn listalta eroamiseen asti. Tiedot poistetaan rekisteristä viimeistään 3 kuukautta eroamisen jälkeen.

8. Tietojen luovuttamien ja siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle  

Tietojen säilyttämiseen käytetään ulkopuolisia palveluita kuten Microsoft 365, johon talletetuista tiedoista osa saattaa fyysisesti sijaita EU- tai ETA-alueen ulkopuolella. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Yhdistys voi myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelynyhdistyksen ulkopuolisille yrityksille, jotka voivat sijaita myös Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella olevissa maissa, kuten Yhdysvalloissa. Nämä yritykset voivat käsitellä henkilötietoja tarjotakseen esimerkiksi infrastruktuuri- ja IT-palveluita, tai muita palveluja. Tällaisissa tapauksissa huolehditaan riittävästä tietoturvasta ja rekisterin käsittelystä sopimusteitse käyttämällä EU-komission hyväksymiä mallilausekkeita.

 9. Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopio, korjata, muuttaa ja poistattaa itseään koskevia tietoja elleivät tietosuoja-asetukset vaadi niiden säilyttämistä, pyytää rajoituksia itseään koskevan tiedon käsittelyyn sekä kieltää osittain tai kokonaan markkinointi- ja tutkimustarkoituksessa tehdyt yhteydenotot.  

Jos tietojen käsittely on perustunut rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus perua suostumuksensa tietojen keräämiseen ja käsittelyyn.

Tarkastusoikeuden toteuttamiseksi rekisteröidyn tulee ottaa sähköpostitse yhteyttä rekisterinpitäjään (info@demofinland.org). Rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä pyynnön yhteydessä.

Jos tiedon korjaamisesta tai tarkastusoikeuden toteuttamisesta kieltäydytään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja hänellä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 Helsinki. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta.

10. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä rekisteröidyille sähköpostilla. Muutokset voivat perustua esim. lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

REKISTERISELOSTE: DEMON YHTEYSTIETOREKISTERI 

1. Rekisterinpitäjä 

Puolueiden kansainvälinen demokratiayhteistyö – Demo ry,
Lautatarhankatu 6, 00580 HELSINKI 

2. Yhteystiedot rekisteriasioita varten 

info(at)demofinland.org. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö on talouspäällikkö.

3. Rekisterin nimi 

Demon yhteystietorekisteri. 

4. Rekisterin käyttötarkoitus: 

Demon yhteystietorekisteri on rekisteri, jota käytetään Demon uutiskirjeen, Demokratia-akatemian alumniverkoston uutiskirjeen ja vastaavan tiedotusmateriaalin lähettämiseen. 

5. Rekisterin tietosisältö:  

Demo ry tallentaa vain tietoja, jotka ovat tarpeellisia käyttötarkoituksen kannalta. Rekisteri sisältää seuraavan ryhmittelyn mukaiset tiedot rekisteröidystä: nimi ja sähköpostiosoite sekä mahdollisesti tietoja toimitetuista viesteistä ja uutiskirjepalveluun sisältyvän seurantaominaisuuden kerryttämät tietosisällöt (avausten ja klikkausten seuranta).

6. Rekisterin tietolähteet: 

Tietoja kerätään rekisteriin Demo ry:n ja rekisteröidyn välisiin yhteydenottoihin käytetyistä kanavista, esimerkiksi puheluista, tekstiviesteistä, sähköposteista sekä sähköisistä ja paperisista uutiskirjetilauksista. Henkilökohtaisten tietojen kerääminen ja päivittäminen tehdään säännösten mukaisesti.  

 7. Rekisteritietojen säilytyksen ja suojauksen periaatteet: 

Rekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietojen käyttöä valvotaan. Kaikki henkilötiedot säilytetään asianmukaisesti suojatuissa ympäristöissä. Yhdistyksen nettisivut ja muut palvelut käyttävät salattuja yhteyksiä.  

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä rekisteröidyn listalta eroamiseen asti. Rekisteröidyille tarjotaan uutiskirjeen yhteydessä mahdollisuutta peruuttaa uutiskirjeen tilaus. Peruutuksen jälkeen rekisterissä säilyy tieto, että henkilö ei halua uutiskirjettä. Rekisteristä voi erota kokonaan ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään (info@demofinland.org), minkä jälkeen tiedot poistetaan mahdollisimman nopeasti, viimeistään kuitenkin 3 kuukauden kuluessa eroamisesta. Silloin tieto tilauksen peruutuksesta ei kuitenkaan säily, jolloin listalle voi päätyä uudelleen.

8. Tietojen luovuttamien ja siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle  

Tietojen säilyttämiseen käytetään ulkopuolisia palveluita kuten Microsoft 365 ja MailChimp, joihin talletetuista tiedoista osa saattaa fyysisesti sijaita EU- ja ETA-alueen ulkopuolella. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Yhdistys voi myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelynyhdistyksen ulkopuolisille yrityksille, jotka voivat sijaita myös Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella olevissa maissa, kuten Yhdysvalloissa. Nämä yritykset voivat käsitellä henkilötietoja tarjotakseen esimerkiksi infrastruktuuri- ja IT-palveluita, tai muita palveluja. Tällaisissa tapauksissa huolehditaan riittävästä tietoturvasta ja rekisterin käsittelystä sopimusteitse käyttämällä EU-komission hyväksymiä mallilausekkeita.

9. Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopio, korjata, muuttaa ja poistattaa itseään koskevia tietoja elleivät tietosuoja-asetukset vaadi niiden säilyttämistä, pyytää rajoituksia itseään koskevan tiedon käsittelyyn sekä kieltää osittain tai kokonaan markkinointi- ja tutkimustarkoituksessa tehdyt yhteydenotot.  

Jos tietojen käsittely on perustunut rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus perua suostumuksensa tietojen keräämiseen ja käsittelyyn.

Tarkastusoikeuden toteuttamiseksi rekisteröidyn tulee ottaa sähköpostitse yhteyttä rekisterinpitäjään (info@demofinland.org). Rekisteröidyn tulee todistaa henkilöllisyytensä tarkastuspyynnön yhteydessä.

Jos tiedon korjaamisesta tai tarkastusoikeuden toteuttamisesta kieltäydytään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja hänellä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 Helsinki. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta.

10. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä rekisteröidyille sähköpostilla. Muutokset voivat perustua esim. lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

REKISTERISELOSTE: DEMON TAPAHTUMAILMOITTAUTUMISREKISTERI 

1. Rekisterinpitäjä 

Puolueiden kansainvälinen demokratiayhteistyö – Demo ry,
Lautatarhankatu 6, 00580 HELSINKI 

2. Yhteystiedot rekisteriasioita varten 

info(at)demofinland.org. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö on talouspäällikkö.

3. Rekisterin nimi 

Demon tapahtumailmoittautumisrekisteri. 

4. Rekisterin käyttötarkoitus: 

Demon tapahtumailmoittautumisrekisteri on rekisteri, joka kerätään Demon järjestämien tapahtumien osallistujista tapahtumien käytännön järjestelyiden toteuttamista varten. Rekisteriä käytetään esimerkiksi laskutukseen sekä majoitus-, matka-  ja ruokailujärjestelyiden toteuttamiseen Demon tapahtumissa. Tietoja voidaan käyttää myös muihin tapahtumien järjestämiseen liittyviin tarkoituksiin. 

5. Rekisterin tietosisältö:  

Demo ry tallentaa vain tietoja, jotka ovat tarpeellisia yhdistyksen toiminnan ja tietojen käyttötarkoituksen kannalta. Rekisteri sisältää tapahtumasta riippuen seuraavan ryhmittelyn mukaisia tietoja rekisteröidystä: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite, taustaorganisaatio ja asema siinä, mahdolliset erikoisruokavaliot ja vastaavat toiveet, majoitus- ja vastaavat toiveet, aikaisempi osallistuminen Demon toimintaan ja tapahtumiin.

Lisäksi ulkomailla tapahtuvien tapahtumien ja matkojen sekä vastaavien tapahtumien osalta voidaan osallistujilta kerätä myös seuraavia tietoja: kansalaisuus, henkilötunnus ja syntymäaika, passin tiedot, viisumitiedot, muut matkustukseen liittyvät tiedot, passikuvat sekä matkustusasiakirjojen kopiot. 

6. Rekisterin tietolähteet: 

Tietoja kerätään rekisteriin Demo ry:n ja rekisteröidyn välisiin yhteydenottoihin käytetyistä kanavista, esimerkiksi puheluista, tekstiviesteistä, sähköposteista sekä sähköisistä ja paperisista ilmoittautumislomakkeista. Henkilökohtaisten tietojen kerääminen ja päivittäminen tehdään säännösten mukaisesti.  

7. Rekisteritietojen säilytyksen ja suojauksen periaatteet: 

Rekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietojen käyttöä valvotaan. Kaikki henkilötiedot säilytetään asianmukaisesti suojatuissa ympäristöissä. Yhdistyksen nettisivut ja muut palvelut käyttävät salattuja yhteyksiä. Mahdolliset fyysiset kopiot (esimerkiksi matkustusasiakirjoista) säilytetään lukituissa ja vartioiduissa tiloissa. 

Henkilötiedot säilytetään 3 kuukautta tapahtuman jälkeen. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarvittaessa tätä pitempi aika, mikäli tietoja tarvitaan esimerkiksi tapahtuman laskuttamista tai vastaavaa tarkoitusta varten. 

Rekisteristä poistettaville henkilöille voidaan tarjota mahdollisuutta siirtää tietonsa Demon yhteystieto- tai sidosryhmärekisteriin tulevia yhteydenottoja varten. Tässä tapauksessa henkilötiedoista kuitenkin poistetaan siirron yhteydessä kaikki tiedot, joiden säilyttäminen ei ole välttämätöntä yhteystieto- tai sidosryhmärekisteriä varten.

8. Tietojen jakaminen ja henkilötietojen luovuttaminen

Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille, kuten matkajärjestäjälle tai majoituspalveluiden järjestäjälle, kun tapahtuman järjestelyt sitä vaativat. Henkilötietoja käytetään tällöin vain tässä tietosuojaselosteessa mainittuihin käyttötarkoituksiin.

9. Tietojen luovuttamien ja siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle  

Tietojen säilyttämiseen käytetään ulkopuolisia palveluita kuten Microsoft 365 ja Lyyti, joihin tallennetut tiedot saattavat fyysisesti sijaita EU- ja ETA-alueen ulkopuolella. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Yhdistys voi myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelynyhdistyksen ulkopuolisille yrityksille, jotka voivat sijaita myös Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella olevissa maissa, kuten Yhdysvalloissa. Nämä yritykset voivat käsitellä henkilötietoja tarjotakseen esimerkiksi infrastruktuuri- ja IT-palveluita, tai muita palveluja. Tällaisissa tapauksissa riittävästä tietoturvasta ja rekisterin käsittelystä huolehditaan sopimusteitse käyttämällä EU-komission hyväksymiä mallilausekkeita.  

10. Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopio, korjata, muuttaa ja poistattaa itseään koskevia tietoja elleivät tietosuoja-asetukset vaadi niiden säilyttämistä, pyytää rajoituksia itseään koskevan tiedon käsittelyyn sekä kieltää osittain tai kokonaan markkinointi- ja tutkimustarkoituksessa tehdyt yhteydenotot.  

Jos tietojen käsittely on perustunut rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus perua suostumuksensa tietojen keräämiseen ja käsittelyyn. 

Tarkastusoikeuden toteuttamiseksi rekisteröidyn tulee ottaa sähköpostitse yhteyttä rekisterinpitäjään (info@demofinland.org). Rekisteröidyn tulee todistaa henkilöllisyytensä tarkastusoikeuden käyttämisen yhteydessä.

Jos tiedon korjaamisesta tai tarkastusoikeuden toteuttamisesta kieltäydytään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja hänellä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 Helsinki. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta.

11. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä rekisteröidyille sähköpostilla. Muutokset voivat perustua esim. lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

REKISTERISELOSTE: DEMOKRATIADRINKIT-TAPAHTUMASARJAN SIDOSRYHMÄREKISTERI

1. Rekisterinpitäjä

Puolueiden kansainvälinen demokratiayhteistyö – Demo ry,
Lautatarhankatu 6, 00580 HELSINKI

2. Yhteystiedot rekisteriasioita varten

info(at)demofinland.org. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö on talouspäällikkö.

3. Rekisterin nimi

Demokratiadrinkit -tapahtumasarjan sidosryhmärekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Demo Finland käsittelee henkilötietoja Demokratiadrinkit-tapahtumasarjan ja siihen liittyvän uutiskirjeen toteuttamiseksi.

Demokratiadrinkit on tapahtumasarja, jota Demo Finland koordinoi yhteistyökumppaniensa kanssa. Tapahtumia on noin kerran kuukaudessa ja järjestämisvastuu on kiertävä. Kutsuja yksittäiselle tapahtumakerralle voidaan lähettää kaikkien yhteistyökumppanien toimesta. Kukin kutsuja lähettävä yhteistyökumppani lähettää kutsut itsenäisesti omien asiakas- ja sidosryhmiensä edustajille ilman, että kutsuttavien henkilötietoja jaettaisiin Demo Finlandille tai muille yhteistyökumppaneille. Demo Finland voi kutsua tapahtumiin pääasiassa Demo Finlandin sidosryhmä- ja yhteystietorekistereihin kuuluvia tahoja ja käsittelee näitä henkilötietoja kyseisten rekisterien tietosuojaselosteiden mukaisesti. Demokratiadrinkit-tapahtuman kutsun saajalta ei edellytetä ilmoittautumista tapahtumaan, joten osallistujien tietoja ei kerätä eikä näin ollen myöskään jaeta järjestävien yhteistyötahojen välillä.

Demokratiadrinkit-tapahtuman kutsun saajalle tarjotaan kutsussa mahdollisuutta liittyä Demo Finlandin ylläpitämälle Demokratiadrinkit-uutiskirjeen postituslistalle. Uutiskirje lähetetään säännöllisin väliajoin ja se sisältää tietoa tulevista Demokratiadrinkeistä ja mahdollisesti muista demokratiaan liittyvistä teemoista. Uutiskirjeen tilaaminen tapahtuu kutsussa olevan linkin kautta. Tämä rekisteri kattaa uutiskirjeen tilaamiseen ja lähettämiseen liittyvät henkilötiedot ja niitä käsitellään tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

5. Käsittelyn oikeusperusteet

Demo Finland käsittelee kohdassa 6 yksilöitäviä henkilötietoja suostumuksen perusteella. Suostumus henkilötietojen käsittelyyn pyydetään Demokratiadrinkit-tapahtumasarjaan liittyvän uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä.

6. Rekisterin tietosisältö (käsiteltävät henkilötietoryhmät)

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja rekisteröidyistä:

a) henkilön (rekisteröidyn) nimi ja sähköpostiosoite;
b) uutiskirjepalveluun sisältyvän seurantaominaisuuden kerryttämät tietosisällöt (avausten ja klikkausten seuranta, tiedot lähetetyistä viesteistä);

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä henkilöltä itseltään Demokratiadrinkit-tapahtumasarjan liittyvän uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Uutiskirjeen toteuttamiseen liittyviä rekisteröityjä koskevia henkilötietoja säilytetään Demokratiadrinkit -tapahtumasarjan kestoajan. Rekisteröidyille tarjotaan uutiskirjeen yhteydessä mahdollisuutta peruuttaa uutiskirjeen tilaus. Peruutuksen jälkeen rekisterissä säilyy tieto, että henkilö ei halua uutiskirjettä. Rekisteristä voi erota kokonaan ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään (info@demofinland.org), minkä jälkeen tiedot poistetaan mahdollisimman nopeasti, viimeistään kuitenkin 3 kuukauden kuluessa eroamisesta. Silloin tieto tilauksen peruutuksesta ei kuitenkaan säily, jolloin listalle voi päätyä uudelleen.

Muilta osin rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Demo Finland toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

9. Tietojen luovuttaminen ja siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietojen säilyttämiseen käytetään ulkopuolisia palveluita kuten MailChimp, joihin tallennetut tiedot saattavat fyysisesti sijaita EU- ja ETA-alueen ulkopuolella. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Yhdistys voi myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn yhdistyksen ulkopuolisille yrityksille, jotka voivat sijaita myös Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella olevissa maissa, kuten Yhdysvalloissa. Nämä yritykset voivat käsitellä henkilötietoja tarjotakseen esimerkiksi infrastruktuuri- ja IT-palveluita, tai muita palveluja. Tällaisissa tapauksissa riittävästä tietoturvasta ja rekisterin käsittelystä huolehditaan sopimusteitse käyttämällä EU-komission hyväksymiä mallilausekkeita. 

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietojen käyttöä valvotaan. Kaikki henkilötiedot säilytetään asianmukaisesti suojatuissa ympäristöissä. Yhdistyksen nettisivut ja muut palvelut käyttävät salattuja yhteyksiä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopio, korjata, muuttaa ja poistattaa itseään koskevia tietoja elleivät tietosuoja-asetukset vaadi niiden säilyttämistä, pyytää rajoituksia itseään koskevan tiedon käsittelyyn sekä kieltää osittain tai kokonaan markkinointi- ja tutkimustarkoituksessa tehdyt yhteydenotot.

Jos tietojen käsittely on perustunut rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus perua suostumuksensa tietojen keräämiseen ja käsittelyyn.

Tarkastusoikeuden toteuttamiseksi rekisteröidyn tulee ottaa sähköpostitse yhteyttä rekisterinpitäjään (info@demofinland.org). Rekisteröidyn tulee todistaa henkilöllisyytensä tarkastusoikeuden käyttämiseksi.

Jos tiedon korjaamisesta tai tarkastusoikeuden toteuttamisesta kieltäydytään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja hänellä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 Helsinki. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta.

12. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä rekisteröidyille sähköpostilla. Muutokset voivat perustua esim. lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

REKISTERISELOSTE: DEMON TYÖNHAKIJAREKISTERI

1. Rekisterinpitäjä 

Demo Finland  
Lautatarhankatu  
00580 Helsinki  
info@demofinland.org 

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste 

Henkilötietojen käsittely perustuu Demo Finlandin oikeutettuun etuun käsitellä henkilötietoja rekrytointiprosessin edellyttämällä tavalla Demo Finlandin ja työnhakijan välisessä asiallisessa yhteydessä. Tietyissä tapauksissa henkilötietojen käsittely on lisäksi tarpeen Demo Finlandin ja työnhakijan välisen työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi ja työsopimuksen täytäntöön panemiseksi. 

Lisäksi Demo Finland voi kansallisen sääntelyn niin vaatiessa pyytää työnhakijan suostumuksen tietynlaisten henkilötietojen keräämiseen tai tietyn tyyppiseen henkilötietojen käsittelyyn. Suostumus saatetaan pyytää esimerkiksi soveltuvuusarvioinnin toteuttamiseksi. 

Henkilötietoja käsitellään työhakemusten vastaanottamiseksi ja käsittelemiseksi, työnhakijoiden arvioimiseksi ja valitsemiseksi sekä rekrytointiprosessiin liittyvien tarpeiden täyttämiseksi. Mikäli työnhakija ei halua luovuttaa tietojaan Demo Finlandille, häntä ei välttämättä voida ottaa huomioon rekrytointiprosessissa. 

3. Rekisterin tietosisältö 

Demo Finland käsittelee työnhakijoiden eli rekisteröityjen henkilö- ja yhteystietoja sekä muita tietoja, jotka ovat tarpeen työnhakijan soveltuvuuden arvioimiseksi haettuun tehtävään. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi 

• nimi 
• syntymäaika 
• osoite 
• puhelinnumero 
• sähköpostiosoite 
• peruskoulutus ja tutkinnot suoritusajankohtineen 
• muu suoritettu koulutus 
• erityisosaaminen 
• kielitaito 
• nykyinen tehtävä ja aikaisemmat tehtävät (työnantaja, tehtävänimike sekä tehtäväkuvaus) 
• suosittelijat 

 4. Säännönmukaiset tietolähteet 

Tiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään työhakemuksen ja työhaastattelujen kautta. Henkilötietoja voidaan niin ikään kerätä rekisteröidyn ilmoittamilta suosittelijoilta. 

5. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajien ryhmät 

Demo Finland ei pääsääntöisesti luovuta tietoja kolmansille osapuolille. Demo Finlandin palveluita tuottavilla kolmansilla tahoilla saattaa kuitenkin olla pääsy tietoihin. Demo Finland huolehtii sopimuksin siitä, etteivät nämä tahot käsittele henkilötietoja muutoin kuin Demo Finlandin ohjeiden ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. 

6. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Demo Finland ei siirrä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7. Henkilötietojen säilytysaika 

Demo Finland käsittelee työnhakijan henkilötietoja aktiivisesti rekrytointiprosessin aikana. Rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen Demo Finland oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi ja mahdollisiin vaatimuksiin vastaamiseksi. Rekisteröidyn suostumuksella henkilötietoja voidaan säilyttää myös suostumuksen antamisen yhteydessä ilmoitetun ajan, esimerkiksi tulevia rekrytointiprosesseja varten. Tarvittavat tiedot siirretään työntekijöiden henkilötietorekisteriin Demo Finlandin ja työnhakijan tehdessä työsopimuksen. Henkilötietoja voidaan myös säilyttää pidemmän aikaa, mikäli tämä on tarpeen laissa, asetuksessa tai muussa viranomaislähteessä asetetun Demo Finlandin velvoitteen täyttämiseksi. 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet 

Manuaalinen aineisto 

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. 

Sähköisesti käsiteltävät tiedot 

Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä henkilöstötietoja. Kullakin käyttäjällä on omat käyttäjätunnuksensa ja salasanansa järjestelmiin. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.  

9. Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus) 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tässä tietosuojaselosteessa annettujen ohjeiden mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. 

Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista 

Siltä osin kuin rekisteröity voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä saatuaan tiedon virheestä tai virheen itse havaittuaan oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva rekisterin tarkoituksen vastainen virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tai poistamaan tietoja itse, korjaus- tai poistopyyntö tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti. 

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, että rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön. 

Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä 

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin kuin tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä erityinen tilanne, jonka perusteella hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein. 

Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen 

Siltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään työntekijän ja Demo Finlandin välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus saada tiedot itselleen koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle. 

Oikeus peruuttaa suostumus 

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti. 

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. 

10. Yhteydenotot 

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulisi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään. Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan lähettämällä sähköpostiviestin osoitteeseen info@demofinland.org.  

11. Muutokset rekisteriselosteeseen 

Demo Finland voi tehdä muutoksia tähän rekisteriselosteeseen, mikäli henkilötietojen käsittelyn tavat tai tarkoitukset muuttuvat. 

Seloste päivitetty 14.11.2024.